Så hanterar vi dina personuppgifter enligt GDPR

Förkortningen GDPR står för General Data Protection Regulation. Den nya dataskyddsförordningen införs samtidigt i hela EU 25 maj 2018 och ersätter den svenska personuppgiftslagen (PuL).

Om dataskyddsförordningen, GDPR

Dataskyddsförordningen ska säkerställa din rätt till skydd av dina personuppgifter. Ett annat mycket viktigt syfte är att fastställa regler för det fria flödet av personuppgifter inom EU och därmed lägga grund för en ökad digitalisering inom EU.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Exempel på sådan information är namn, personnummer och kundnummer. En bild kan också vara en personuppgift om det går att se vem personen/personerna på bilden är.

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den data vi sparar hos oss.

Vem är ansvarig för personuppgifter vi samlar in?

Strömsunds hyresbostäder AB är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning.

Styrelse, Strömsunds hyresbostäder

Denna information gäller för dig som:

• står i Strömsunds hyresbostäders kö till bostad, lokal eller parkeringsplats
• är hyresgäst hos oss
• är registrerad som kontaktperson, förvaltare eller god man för en hyresgäst.
  

Varför behöver vi dina personuppgifter?

Personuppgifterna behandlas för att Strömsunds hyresbostäder ska kunna fullgöra sitt uppdrag gentemot dig som kund. Personuppgifterna hämtas i första hand från dig själv men kan även komma att hämtas från kreditupplysningsföretag, Kronofogden, offentliga register, kommun och andra myndigheter, tidigare hyresvärdar i form av referenser. I de fall vi köper fastighet där du är hyresgäst, hämtar vi personuppgifter från säljaren av fastigheten.

Rättsliga grunder för behandlingen

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter när du står i Strömsunds hyresbostäders kö, är vårt berättigade intresse att administrera ett kösystem samt att hämta information om bostadssökande för att kunna förmedla bostäder inom uthyrningsverksamheten.

Under pågående hyresförhållande hos Strömsunds hyresbostäder, är personuppgiftsbehandling en förutsättning för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd, utifrån hyresavtalet och den lagstiftning som reglerar hyresförhållandet, samt bolagets rättsliga skyldigheter inom bokföring och skatt.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling under hyresförhållandet, är i huvudsak ingånget avtal eller lagstiftning. För vissa behandlingar kan Strömsunds hyresbostäder ha ett berättigat intresse som kan överträffa hyresgästens behov av integritet. Bolaget kan till exempel ha ett berättigat intresse i att skicka ut information till hyresgäster eller i att lämna ut en lägenhetslista vid underhållsarbeten till en entreprenör som är anlitad av oss.

Personuppgifter som behandlas när du står i vår bostadskö

• Uppgifter som är nödvändiga för att administrera din ansökan/intresseanmälan såsom kontaktuppgifter och personnummer. Uppgifterna finns kvar så länge du står i vår kö. Om du inte vill stå kvar i kön, kan du begära att vi raderar dina personuppgifter.
• När du får erbjudande om bostad, behöver vi behandla ytterligare uppgifter, till exempel referenser från tidigare hyresvärd och uppgifter om din ekonomi. Vi sparar uppgifterna så länge de är relevanta och aktuella.
• Om du nekas bostad på grund av att vi inte kan ge dig erbjudande, utifrån bolagets beslutade riktlinjer om uthyrning, sparas en kortfattad notering om detta i tre månader.
  

I nära anslutning till avslutad förmedling, raderar vi uppgifter om intresseanmälan för enskilda hyresobjekt.

Personuppgifter som behandlas under hyresförhållandet

• Uppgifter som behövs för att vi ska kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart.
• Vi behandlar uppgifter kring din bostad om till exempel fel som behöver åtgärdas eller utrustning i lägenheten.
• Personuppgifterna delar vi med personer som arbetar med uthyrning och förvaltning inom Strömsunds hyresbostäder.
• Dina personuppgifter kan komma att hanteras av Strömsunds hyresbostäders externa samarbetspartners inom till exempel kundundersökningar, inkassotjänster, fastighetsunderhåll, hyresadministration, elnät, telekommunikation, extern störningsjour, revision, säkerhet och tillhandahållande av digitala system.
• Personuppgifter kan komma att hanteras av myndighet eller kommun vid utredning av brott, meddelande till socialtjänst med anledning av störning eller orosanmälan samt uppsägning, vid bostadsanpassning eller då skyldighet föreligger att lämna ut annan uppgift.
• Ekonomiska underlag såsom hyresaviseringar sparas så länge lagar kring bokföring och skatt kräver det.
• Vid störningsärenden, skador i lägenheten eller uteblivna hyresbetalningar kan vi behöva behandla dina personuppgifter i syfte att tillvarata ett rättsligt anspråk. Störningsärenden raderas löpande under hyrestiden och lagras inte längre än två år, såvida de inte ingår i ett pågående ärende om avhysning.
• Om hyresförhållandet har upphört på grund av misskötsamhet sparar vi en notering om din avflyttningsorsak i två år.
• Passageloggar i elektroniska boknings- och nyckelsystem i allmänna utrymmen raderas per automatik efter två veckor.
• Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor, kommer för lag och avtal, relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag.
• När du är registrerad som god man eller förvaltare för en hyresgäst, så kan ditt uppdrag omfatta att bevaka hyresgästens rätt eller att sörja för hyresgästens person. Registrering av till hyresgäster kopplade kontaktpersoner, sker med Strömsunds hyresbostäders berättigade intresse att kunna administrera hyresförhållandet som rättslig grund.
• Vi kan komma att redigera eller ta bort eventuella känsliga personuppgifter från Strömsunds hyresbostäders system för att värna individers integritet.
• Om dina personuppgifter är skyddade genom Skatteverket hanterar vi dina personuppgifter enligt särskild rutin.
• Om uppgifterna skulle komma att överföras till ett land utanför EU, säkerställer vi lagligheten i överföringen.
• Vi sparar personuppgifterna så länge de är relevanta.

Vid frågor eller begäran om registerutdrag

Vid frågor om Strömsunds hyresbostäders personuppgiftsbehandling, begäran om ett registerutdrag gällande personuppgifter som finns registrerade om dig, önskemål om att begränsa vår behandling av dina personuppgifter, invändning mot behandlingen av personuppgifter, önskemål om radering, överföring eller korrigering av personuppgifter, kan du vända dig till personuppgiftsansvarig via kontaktformuläret i Kontakta oss-rutan.

Om du anser att vi inte har behandlat dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen, kan du kontakta oss och Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet.